Guía de protocolo de la Universidad de Chile

Guía de Protocolo Página 12 En la organización de un evento o ceremonia deben concurrir tres etapas: - Planificación (pre-evento) - Realización (evento) - Evaluación (post-evento) Un evento de gran complejidad se inicia con una fase preliminar (planificación), a cargo de las autoridades ejecutivas de la institu - ción, quienes determinarán el lugar, com - promiso formal de los oradores externos, la fecha, contratación de los servicios necesa - rios, coordinación, logística y la nómina de los posibles invitados, conforme al objetivo, carácter y naturaleza del acto. Para ello considerarán una ronda de consul- tas entre los actores participantes, haber al - canzado acuerdo respecto de lo que se pre- tende alcanzar en el evento (definir objetivos que se pretenden con la ceremonia), en con - junto con quienes son responsables del ma- nejo del ceremonial y protocolo. Con los resultados de la fase preliminar, se co - menzará a elaborar un temario, un programa de actividades y se enviarán las invitaciones, con la antelación debida. Paralelamente, se dimensionará el evento, para los efectos de la selección del lugar (auditorio, sala), posi - ble contratación de servicios, equipamiento requerido, cálculo estimativo de los costos, etc. En esta etapa se deberá elaborar un lis - tado con los invitados confirmados (asisten - tes) y los inasistentes, de modo proceder a su reemplazo si procediere. La realización consiste en el desarrollo del evento propiamente tal, velando para que las normas del ceremonial y el protocolo sean debidamente aplicadas y que la precedencia de las autoridades presentes e invitados sea resguardada de manera adecuada. En la etapa final (evaluación) los responsa - bles del ceremonial y protocolo conjunta- mente con las autoridades involucradas, se reunirán para analizar los resultados alcan- zados durante la realización del evento, re - conocer los eventuales errores que pudieron haberse cometido y preparar las cartas de agradecimiento (si corresponde) y entregar la correspondiente rendición de cuentas. 5. Organización de las Ceremonias Universitarias