Guía de protocolo de la Universidad de Chile

Guía de Protocolo Página 5 • Conocer el día y la hora exacta en que se llevará a cabo el evento, verificando que no existan otros eventos programados en la misma fecha y hora. • Definir el objetivo de la ceremonia. • Conocer en detalle el local en que se de- sarrollará el evento, servicios que presta (estacionamiento, baños, conexión a In - ternet, etc.). • Conocer la lista de autoridades que se prevé asistirá al evento. • Preparar y despachar las invitaciones. • Saber el número de personas que asisti - rán al evento. • Realizar la distribución de los sitios de ho - nor. • Realizar la distribución de las ubicaciones en la mesa de honor o pódium. • Asignar ubicaciones para las autoridades convocadas así como los invitados espe- ciales que han confirmado la asistencia, de acuerdo a la precedencia vigente. • Si el caso lo requiere, elaborar un mapa de ubicación. • Preparar el libreto para el maestro de ce- remonias o presentador. • Preocuparse del cóctel, vino de honor o recepción posterior, si hay recursos para ello. • Preocuparse de la actividad musical (por ejemplo, un coro), si está programada. • Tener listo los materiales que servirán para trabajar en el evento (puntero láser, copas, agua, pendones, computadores, proyectores, etc.). • Llegar al lugar como mínimo 30 minutos antes de la hora señalada. • Revisar que todo esté conforme a lo plani- ficado en la agenda. • Ubicarse en la entrada del salón para salu- dar y recibir a las personas invitadas. • Acompañar a las personas a los lugares establecidos previamente. • No descuidar las puertas, no dejarlas sin protocolo. • Estar pendiente en todo momento del de- sarrollo del evento y las posibles necesi- dades que se presenten entre los invita- dos y la audiencia. • Poseer espíritu de iniciativa, de modo so - lucionar los posibles problemas que se produzcan. • Conocer a las autoridades locales asisten- tes, así como las personalidades invitadas. Las funciones principales que deben cumplir son: