Guía de protocolo de la Universidad de Chile

Guía de Protocolo Página 24 Las invitaciones deben hacerse imprimir, considerando una diagramación y diseño adecuados, indicando claramente el propósi - to de la misma, lugar, hora, y demás porme - nores. Indicar teléfono y correo electrónico de confirmación. Designar a una persona que llame para confirmar la asistencia, en caso que no lo hayan hecho los invitados. Si la invitación es personalizada, deben indi - carse nombre y cargo del invitante. Además, cargo, unidad o institución, nombre y apelli - dos del invitado. Si la invitación es genérica, el invitado debe ser tratado de Usted. Las invitaciones por tar - jeta no deben firmarse. Todas las invitaciones deben ser previamente conocidas y revisadas por la unidad respon- sable, quien podrá recomendar cambios en su redacción o presentación, si no cumplen con las normas protocolares correspondien- tes. Una vez que se ha establecido definitivamen - te la fecha y hora de la realización de una ceremonia, debe considerarse la disponibi - lidad de tiempo de la autoridad invitada, ya sea ésta externa o interna, particularmente si se desea que haga uso de la palabra. Para ello, la Unidad de Protocolo le comunicará (de preferencia por escrito) el propósito de la invitación con la debida anticipación, especi - ficando si deberá intervenir en el acto y, si así fuere, sugiriendo la temática a tratar. El Rector jamás deberá invitar a un acto en que no estará presente. En ceremonias internas, el Rector podrá in - vitar junto con otra alta autoridad y con los decanos. En caso de ceremonias externas, podrá invitar junto a la máxima autoridad participante de la ceremonia. El tiempo de despacho previo de una invita - ción es de 10 días hábiles como mínimo y 21 como máximo. En caso que se invite a auto - ridades de Gobierno de alto rango (Presiden- te de la República, Ministros de Estado, etc.) se sugiere que sean cursadas con 30 días de anticipación y serán siempre suscritas por el Rector. Toda invitación, tarjeta o esquela, debe re - dactarse en tercera persona. En toda la correspondencia de la Universidad se utilizará el Escudo Oficial, acompañado del nombre de la Institución. La jerarquía del invitado determina el modo de formular la invitación. La respuesta a toda invitación que la solicite (S.R.C.), debe darse en el término de 48 ho - ras, o inmediatamente si la fecha está muy próxima, evitando modificar posteriormente esas respuestas para no causar dificultades al invitante. Consideraciones importantes