Encuentro Archivo, Documentación y Patrimonio Teatral

Encuentro Archivo,Documentación y Patrimonio Teatral 24 4. Proyecto de cambio El MAE actual es el resultado de un proyecto de cambio planificado minuciosamente entre finales de 2006 y principios de 2007, y que se inició plenamente el 2008. El proyecto transformó el MAE de un centro tecnológicamente anclado en el siglo XX a un centro con tecnologías de la información y comunicación propias del siglo XXI, y con una cultura organizacional enfocada a la mejora permanente, a los usuarios, a la eficiencia y la eficacia. Actualmente se organiza en dos unidades: Unidad de servicios básicos y Unidad de servicios digitales y de investigación. Tiene tres puntos de servicio (Biblioteca general en Barcelona y dos más en las diferentes sedes territoriales). Las colecciones se preservan en dos reservas (almacenes) en el edificio central y algunos fondos en un almacén fuera de Barcelona. El equipo está formado por 12 técnicos, 1 administrativo y 5 conserjes. El proyecto de cambio surgió a partir del encargo del Director General de aquel momento, el que pidió una mejora en tres líneas: 1. Difusión de los fondos patrimoniales; 2. Servicios de soporte a la docencia y la investigación; 3. Cambio de la cultura organizacional del equipo humano. Los puntos débiles en 2008 eran : más de 40 bases de datos en Microsoft Access poco normalizadas y no accesibles por internet; inventario sólo a nivel de cajas para los programas de mano; repetición de datos de espectáculos en todas las bases de datos y con formatos y exhaustividad diferentes; infraestructura informática muy precaria; conocimiento concentrado en pocas personas y no compartido; deficiente preservación “preventiva”; más de 500 cajas de archivo por documentar/inventariar y gestión documental interna deficiente (miles y miles de archivos en carpetas Windows). El proyecto de cambio trabajó desde la planificación estratégica y la dirección por objetivos, la introducción de los criterios de eficacia y eficiencia, el trabajo en equipo y la gestión de conocimiento. El proyecto propuesto partía de una planificación a 5 años que se alargó a 10 años debido a no poder disponer de todos los recursos necesarios, tanto económicos como humanos.