Desafíos emergentes de la modernización del Estado : reflexiones y casos de América Latina y Europa

Javier Fuenzalida | Pablo González ( Editores ) 138 en este punto, cobra relevancia la comprensión estructural del énfasis en la gestión de las personas que desarrolló la DNM (que hemos analizado previamente). Par- ticularmente, la intención de dotar de carácter federal y de acercar estos nuevos sistemas a las delegaciones, se evidenció en la realización de encuentros anuales de delegados y de viajes de personal de distinto rango, encargados de aplicar cotidia- namente estos sistemas, a fin de capacitarlos. Cumplimiento de plazos pautados El cumplimiento de plazos en relación a procesos que incorporan TI depende de variables que no necesariamente están bajo la órbita del organismo, como lo ilustra la demora en la entrega de equipamiento informático por parte de los proveedores. Sin embargo, existen limitaciones internas, como consecuencia de cuestiones vinculadas a la tecnología y a variables organizacionales. Por ejemplo, la decisión de demorar algunas de las fechas previstas de implementación de ciertos módulos del expediente digital estuvo orientada hacia encontrar un equilibrio que le permitiera al personal de la DNM adaptarse al nuevo sistema, de forma tal que no podían introducirse modificaciones de manera permanente frente a la expectativa de ir implementando las mejoras alcanzadas. Por otro lado, la incorporación de TI, particularmente en la experiencia del expediente digital, generó cuestionamientos por parte del personal, por un lado, debido a la pérdida del soporte en papel y, por el otro, a la posibilidad de que la información, ahora guardada en la nube, pudiera perderse. Frente a este desafío, la DNM implementó un esquema de eliminación gradual del soporte papel. Los trá- mites en los que el migrante presentaba la documentación, además de digitalizarla, guardaban copias y generaban un expediente papel. Cuando en 2014 se implemen- tó el expediente digital (luego de más de 6 años de desarrollo) se acordó un periodo de prueba en el que, durante los primeros tres meses, se imprimieron los expedien- tes iniciados digitalmente para evitar la pérdida de información. Esta decisión se tomó para evitar nuevas demoras en el lanzamiento nacional del expediente digital. Habiéndose cumplido el plazo y ante el funcionamiento correcto de los sistemas, se eliminó completamente el papel y la DNM pasó a realizar sus funciones única- mente a través del expediente digital con resguardo digital.